Dada a variedade de tipos de arquivos de documentos disponíveis, é recomendado um conhecimento básico com os principais formatos. Certifique-se de entender as diferenças entre cada tipo de arquivo para compartilhar seus arquivos em um formato apropriado. Saiba mais sobre as sutilezas particulares dos respectivos formatos de arquivo. Isso permite otimizar fluxos de trabalho e reduzir o uso de formatos inadequados.
Arquivo de documento .doc e .docx
Os tipos de arquivo de documento .doc e .docx vêm do software Microsoft Word. Originalmente, os documentos do Word eram salvos como formato .doc por padrão até que o software mudasse para usar a extensão .docx a partir de então.
O tipo de arquivo de documento .doc era muito popular por causa de sua conexão com o Microsoft Office, mas também tinha suas desvantagens. A maior limitação aqui era que os arquivos .doc só podiam ser abertos por usuários de software da Microsoft.
Com a mudança para o arquivo .docx, essa restrição foi removida, pois o novo formato se adapta a outras fontes de processamento de texto. Os versáteis formatos de arquivo .doc e .docx são capazes de lidar com diversas tarefas para diferentes tipos de usuários. Os arquivos podem conter texto, mas também uma variedade de elementos visuais, como gráficos e tabelas.
A característica mais importante a ser considerada ao decidir se esses tipos de arquivos são adequados para seus propósitos são seus recursos de edição. Como regra, pode-se esperar de qualquer tipo de arquivo que um arquivo no formato correspondente possa ser editado por seu autor. Aqui, .doc e .docx vão um passo além: qualquer um que tenha um arquivo desse tipo pode editá-lo.
Arquivo de documento .xls e .xlsx
O formato de arquivo .xls e seu equivalente, o formato de arquivo .xlsx , resultam do uso do software Microsoft Excel para realizar cálculos de planilhas. Principalmente os arquivos .xls e .xlsx são usados principalmente para gerenciamento de dados, especialmente para estruturar e visualizar dados.
Semelhante ao Microsoft Word, .xlsx é o formato de arquivo padrão atualizado do Excel. O tipo de arquivo .xls pode ser usado por todos os usuários, enquanto o tipo de arquivo .xlsx só é acessível aos sistemas atuais que foram adaptados adequadamente após a introdução do .xlsx. Existem maneiras de converter os formatos de arquivo, o que faz muito sentido considerando como esses formatos são armazenados.
Arquivo de documento .pdf
O Portable Document Format da Adobe, ou PDF para abreviar, é o formato de arquivo mais usado na Internet atualmente. O arquivo de documento PDF é ideal para imprimir documentos em papel, pois preserva o layout original do arquivo, e além disso é fácil fazer a conversão para esse arquivo, você pode por exemplo, converter word em pdf. Um arquivo PDF é uma escolha melhor em comparação com .doc e .docx quando o usuário deseja uma variedade maior de representações visuais em um documento.
Muitos navegadores e outros programas podem abrir arquivos PDF. Use o formato PDF para arquivos que devem ser repassados a muitos destinatários. Isto aplica-se em particular aos documentos que não devem ser alterados após terem sido disponibilizados. Porque os arquivos PDF possuem mecanismos de proteção contra edição indesejada.
Arquivo de documento .html
A sigla HTML significa Hypertext Markup Language, uma linguagem que pode ser exibida usando navegadores da web. O tipo de arquivo HTML é muito mais complexo do que outros formatos de arquivo porque são páginas da Web codificadas com hipertexto. A estrutura dos documentos HTML não é visível para os visitantes do site, a menos que eles a pesquisem especificamente.
Às vezes, os navegadores da Web podem salvar arquivos de processamento de texto em formato HTML sob demanda. Basicamente, diferentes gráficos, cores e links podem ser definidos em uma página da web usando HTML.
Com uma melhor compreensão de quais formatos de arquivo melhor se adequa às suas tarefas. Desta forma, caso o arquivo seja repassado, todos os envolvidos podem acessá-lo e editá-lo se necessário.
Finalmente, deve-se mencionar que todos os tipos de arquivos de documentos mencionados são suportados pelo Digital Asset Management (DAM) Canto. Portanto, se você precisar gerenciar um grande número de documentos, considere um sistema DAM para o futuro.