Qualquer gerente de projeto lhe dirá que cada projeto é único de alguma forma. Quer se trate de uma nova abordagem, recurso de design ou complicação inesperada, ocasionalmente há um elemento que o deixa confuso. Independentemente de sua função no setor, são esses desafios que nos impulsionam e nos inspiram a criar maneiras novas e inovadoras de tornar a entrega de nossos projetos de capital muito melhor.
Quando a Microsoft nos procurou com uma visão para sua nova sede em Edmonton, Alberta, estávamos preparados para assumir a tarefa. Um dos elementos que tornou este projeto único foi um pedido para aumentar a proporção de diversos fornecedores na entrega do novo espaço.
O Governo do Canadá define a diversidade de fornecedores como “o conceito de que empresas de pequeno e médio porte pertencentes a mulheres e minorias agregam valor a grandes organizações e à economia nacional criando relacionamentos mutuamente benéficos”. Fornecedores diversos incluem “negócios que [são] pelo menos 51% de propriedade, operados e controlados por mulheres, membros de uma comunidade indígena, membros de um grupo minoritário visível ou membros da comunidade de lésbicas, gays, bissexuais e transgêneros”.
Muitas organizações canadenses dos setores público e privado concordam que a diversidade e a inclusão são uma iniciativa importante, mas nossa abordagem pode ser bastante conservadora. É comum que as organizações preparem uma declaração geral que explique sua dedicação à diversidade e as políticas desenvolvidas para construir um local de trabalho que inclua todos os gêneros, raças, origens e habilidades físicas. Embora essa seja uma abordagem respeitada, ela levanta a questão – o que mais podemos fazer para tomar ações tangíveis e mensuráveis que estendam esses valores em oportunidades econômicas reais para empresas pertencentes a minorias ou empresas com diversidade identificável? E mais importante – por onde começamos?
A Microsoft nos desafiou a responder a essas perguntas e encontrar uma solução que pudesse aplicar o conceito de diversidade de fornecedores a um projeto de capital canadense. Aqui estão as lições que aprendemos ao desenvolver um modelo de aquisição de fornecedores que cria diversidade e pode ser aplicado a projetos em vários setores, setores e regiões.
O projeto de capital que começou tudo
Ao procurar um escritório para a nova sede da Microsoft em Edmonton, Ryan Fleury , gerente de portfólio imobiliário, sabia que queria que esse projeto fosse especial. Inspirado pela iniciativa de equidade racial da Microsoft e com o objetivo de estender a inclusão dentro e fora da empresa, Ryan estava interessado em ver como os compromissos da Microsoft poderiam ser aplicados à construção canadense.
Aproximadamente um terço das empresas que estão trabalhando ativamente nos projetos de construção da Microsoft nos Estados Unidos são empresas de propriedade de minorias. Nos Estados Unidos, existem programas, modelos e legislação em vigor que facilitam a validação e o rastreamento de credenciamentos e certificações de diversidade – mas a Microsoft ainda não investigou o mercado de fornecedores diversos certificados no Canadá. Com isso em mente, Ryan deu o primeiro passo e convidou os líderes de projeto da Colliers e a Synergy Projects para se juntar a ele em uma iniciativa para identificar diversos fornecedores que poderiam apoiar este projeto.
Realize uma consultoria project para desenvolver melhor seus projetos.
O que a equipe aprendeu
Nas palavras de Roy T. Bennett, “a mudança começa no final da sua zona de conforto”.
A exploração da diversidade de fornecedores para a sede da Microsoft em Edmonton começou com todos os membros da equipe de projeto se sentindo como “peixe fora d’água”. Um dos primeiros obstáculos foi determinar exatamente por onde começar e o que dizer na RFP para transmitir com precisão e respeito o objetivo de diversidade de fornecedores da Microsoft.
Algumas das etapas que nos ajudaram a encontrar as respostas e o suporte de que precisávamos foram:
Reunir as pessoas certas na sala
As ligações semanais foram essenciais para estabelecer metas, compartilhar ideias e descobrir nossa abordagem para terceirizar diversos fornecedores para o projeto. Essas ligações nos ajudaram a manter a responsabilidade e a motivação, e foram um fator chave para o nosso sucesso.
Escolhendo a abordagem de construção certa
A Microsoft trabalhou com minha colega Nichole Kennard , gerente de projetos sênior em Edmonton, para selecionar uma abordagem de construção para sua nova sede. Na época, a abordagem de gerenciamento de construção selecionada não se baseava na meta de diversidade de fornecedores da Microsoft, mas acabou sendo um fator-chave em nossa capacidade de entregar o projeto com diversos fornecedores porque nos permitiu atingir nossas metas de diversidade de fornecedores negociando comércio, pacote por pacote, sem que todos os negócios tenham pressa em responder às perguntas de pré-qualificação e depois licitar, tudo de uma vez.
Como aponta Nichole, “se a construção do projeto tivesse sido licitada como um projeto tradicional, teríamos enfrentado desafios significativos – e possivelmente um resultado diferente”. Os gerentes de construção conhecem bem os negócios e o mercado e estão bem posicionados para liderar sondagens de mercado informais que buscam ativamente e convidam mais negócios e fornecedores diversos que, de outra forma, podem não ter participado de uma licitação.
Comunicando claramente
Demi Grand , gerente de interiores da Synergy Projects, assumiu a liderança em uma pesquisa voluntária com base nas diretrizes do Federal Contractors Program . Saber quais perguntas fazer a fornecedores em potencial e como fazê-las já era um desafio por si só. Uma consideração cuidadosa foi feita para desenvolver uma linguagem que comunicasse claramente que o exercício de pedir aos fornecedores que se identificassem como diversos era totalmente voluntário e não excludente. Usar uma linguagem clara e estabelecer uma base clara que delineou a intenção e o propósito por trás de nossas atividades de coleta de informações foi um passo importante para envolver as organizações interessadas.
Desafiando as empresas a pensar fora da caixa
Ao afirmar claramente que a intenção da pesquisa era construir uma lista voluntária e não exclusiva de diversos fornecedores autoidentificados, conseguimos iniciar conversas importantes sobre diversidade e inclusão no setor.
“As empresas começaram a entrar em contato se não sentissem que podiam se identificar”, diz Demi. Ela desafiou as empresas a olharem além da propriedade e perguntou sobre a diversidade entre seus funcionários, subcontratados, fornecedores, transportadores e muito mais. Como equipe, desafiamos os entrevistados a ampliar suas perspectivas e avaliar a diversidade com base no fluxo de trabalho, onde compram seus produtos e como as coisas chegam e saem dos locais de trabalho – uma abordagem que foi recebida positivamente.
“[As empresas] começaram a procurar outras empresas com as quais poderiam fazer parceria neste projeto para incentivar a diversidade no mercado”, diz Demi. No geral, descobrimos que existe uma disposição para atender a diversos critérios de fornecedores e que a diversidade no mercado canadense é mais robusta do que poderíamos imaginar.
Talvez possa te interessar : O futuro do gerenciamento de projetos com a Microsoft
Buscando suporte
Quando começamos este projeto, não tínhamos ideia de que existiam serviços que tivessem catálogos de diversos fornecedores prontamente disponíveis. Em nossa busca por diversos fornecedores no mercado local, encontramos várias organizações de rede de fornecedores minoritários, como o Canadian Aboriginal and Minority Supplier Council (CAMSC), Women Business Enterprises , Câmara de Comércio LGBT+ do Canadá e Local de Trabalho Inclusivo e Fornecimento Conselho do Canadá . Rapidamente nos tornamos membros para obter acesso à riqueza de recursos e suporte que esses grupos fornecem. Como Cassandra Dorrington, presidente da CAMSC, diz: “A diversidade de fornecedores não é novidade. Estamos nisso há anos. Está recebendo mais atenção, interesse e apoio agora, com equipes como esta traçando seu caminho para a indústria – e estamos aqui para ajudar.”
Encontrando o parceiro certo
Quando Ryan iniciou a visão da Microsoft de envolver intencionalmente diversos fornecedores para o projeto da sede em Edmonton, ele não tinha certeza se isso era realmente possível ou não. Sem programas de certificação semelhantes aos dos Estados Unidos, ele sabia que identificar e encontrar diversos fornecedores seria um desafio.
“Como dono do projeto, você tem que mergulhar os pés na água e ficar um pouco desconfortável. Você tem que ter o parceiro certo para fazer isso funcionar. Havia uma paixão [nesta equipe] por diversidade e inclusão e não era apenas fazer um curso online. Na verdade, estava trabalhando para encontrar as pessoas certas para melhorar o setor de suprimentos”, diz Ryan.
Diversidade de fornecedores avançando
Nossa capacidade de identificar diversos fornecedores capazes e qualificados que apoiaram a entrega bem-sucedida do novo espaço da Microsoft foi além do que nossa equipe de projeto e a Microsoft esperavam – mas conseguimos. Foi o desafio da Microsoft que nos incentivou a trabalhar com pessoas que não conhecíamos de forma verdadeiramente justa e transparente.
A experiência de Cassandra com a CAMSC dá a ela uma perspectiva única sobre os amplos benefícios da diversidade de fornecedores. Alguns dos principais resultados que ela testemunhou quando a diversidade de fornecedores é fortalecida incluem:
- A entrega bem-sucedida de um grande produto, seja um projeto de capital ou produto físico.
- A capacidade de encorajar diversas empresas de todos os tamanhos a buscar oportunidades onde possam enfrentar o desafio de atender aos requisitos do proprietário e/ou do projeto.
- A criação de novas parcerias entre fornecedores pertencentes a minorias ou com identidades diversas que avançarão no mercado e gerarão riqueza na comunidade e na economia.
- A identificação de uma rede de diversos fornecedores que estão superando as expectativas de entrega, capacitando seus próprios funcionários e contratando mais pessoas – construindo assim comunidades mais inclusivas e diversificadas.