A estrutura de detalhamento do projeto permite que um grande projeto seja dividido em projetos incorporados menores, mantendo-os em uma única superestrutura geral do projeto.
A Estrutura Analítica do Projeto (PBS) fornece outro nível de organização do projeto além do que a típica Estrutura Analítica do Trabalho (EAP) e a Estrutura Analítica dos Custos (CBS) podem fornecer. O PBS permite que um grande projeto seja dividido em projetos incorporados, mantendo-os em uma única superestrutura de projeto geral.
Finalidade de uma estrutura analítica do projeto
O objetivo de um PBS é dividir projetos complexos maiores em partes mais gerenciáveis que podem ser executadas simultaneamente por equipes de projeto ou gerentes separados. Essa divisão torna os grandes projetos mais gerenciáveis, permitindo o gerenciamento independente simultâneo dos componentes do projeto por diferentes departamentos/divisões, ao mesmo tempo em que cria mais transparência e responsabilidade em todo o projeto para maior controle.
Como funciona uma estrutura analítica do projeto
Um projeto incorporado tem sua própria EAP e CBS, incluindo sua própria equipe, orçamento, cronograma, pool de recursos, registro de riscos, KPIs e muito mais. Um projeto incorporado é acumulado automaticamente em uma tarefa de título EAP e uma conta de título CBS no projeto pai acima dele para visibilidade e controles de nível superior. Qualquer número de projetos embutidos e níveis de projetos embutidos podem ser criados para acomodar a superestrutura de um único grande projeto.
Duas Dimensões da Estrutura Analítica do Projeto
As duas dimensões do PBS são largura e profundidade. Amplitude refere-se à divisão de um grande projeto em uma série de projetos incorporados sequenciais. Por exemplo, um projeto de construção pode ser dividido em diferentes fases realizadas por diferentes equipes comerciais, como Projeto, Engenharia, Preparação do Local, Fundação e Construção.
Profundidade refere-se à divisão de um grande projeto em diferentes níveis hierárquicos de responsabilidade do projeto. Por exemplo, dentro de um projeto de construção, você pode ter um projeto incorporado para Engenharia. Em Engenharia, você pode configurar mais projetos integrados para os diferentes tipos de tarefas de engenharia que são concluídas por diferentes equipes de projeto (por exemplo, mecânica, elétrica, ambiental).
Você pode usar o PBS para dimensionar um grande projeto horizontal e verticalmente.
O PBS é fundamental para permitir que diferentes divisões, gerentes, controladores, etc. trabalhem em seus componentes atribuídos de um grande projeto de forma independente, mantendo a supervisão e o controle gerencial.
PBS x EAP
Muitos usam os termos Estrutura Analítica do Projeto e Estrutura Analítica do Trabalho de forma intercambiável. Esse uso é incorreto, pois a EAP se refere apenas ao lado operacional do projeto, enquanto a PBS incorpora os aspectos operacionais e financeiros de muitos projetos em uma única estrutura.
Muitos usam a EAP tanto como hierarquia financeira quanto operacional do projeto. Esse método é uma grande falha de governança de projetos para empresas baseadas em projetos. É imprescindível desagregar as estruturas de custos e de detalhamento de obras, principalmente para grandes projetos. Se o seu projeto envolver centenas ou milhares de tarefas, ele crescerá a ponto de se tornar impraticável gerenciar as finanças do projeto com base no cronograma (EAP). Neste ponto, você precisa empregar um CBS paralelo ao seu EAP.
O PBS gerencia a conexão entre o EAP e o CBS, além de oferecer a opção de criar mais projetos incorporados com seus próprios EAP e CBS abaixo de um pai. Essa estrutura permite que você gerencie os custos em um nível ou categoria apropriada de conta/contabilidade e crie análises financeiras significativas em tempo real em qualquer nível ou para qualquer parte do projeto.
Por que usar uma estrutura analítica do projeto?
Como você sabe se precisa de um PBS? Aqui estão algumas maneiras pelas quais o PBS pode ajudá-lo a lidar melhor com grandes projetos:
Delegação de projeto
Dividir um grande projeto em componentes de projeto incorporados menores torna-o mais gerenciável, criando áreas de responsabilidade distintas e claras. Ele permite controles e métricas granulares em nível de projeto para cada componente para garantir melhor gerenciamento financeiro e entrega.
Responsabilidade e acompanhamento de desempenho
O PBS permite que você acompanhe os orçamentos e o desempenho de cada unidade para garantir que todos estejam operando de forma lucrativa. Essa transparência permite identificar problemas com mais rapidez e precisão para controlar custos e riscos.
Periodização do projeto
Dividir as fases do projeto em projetos integrados separados cria relatórios mais claros para períodos financeiros e melhor capacidade de gerenciamento por meio de áreas distintas de responsabilidade.
Os benefícios de uma estrutura analítica do projeto
Veja como a PBS agrega valor real ao seu projeto de negócios.
Melhor controle de custos
O PBS permite que você gerencie seu orçamento com os detalhes necessários para um controle ideal, mantendo a supervisão executiva. Métricas financeiras de projetos em tempo real, como EAC, EVA e variações, controladas separadamente em projetos incorporados, criam previsões mais precisas para as unidades de negócios e reduzem os custos por meio de capacidade de gerenciamento aprimorada.
Maior prontidão para riscos
O PBS cria maior transparência e responsabilidade. Com controles mais granulares colocados nas mãos dos gerentes no nível apropriado, os problemas são identificados mais rapidamente e podem ser resolvidos mais prontamente dentro da superestrutura do projeto.
Entrega aprimorada
Com um PBS, os gerentes de projeto e proprietários de tarefas têm controle total sobre seus componentes enquanto se ajustam à estrutura geral de um grande projeto. Isso resulta em um fluxo de trabalho mais eficaz e eficiente em todos os níveis de gerenciamento que entrega mais projetos no prazo.
Estrutura Analítica do Projeto e Automação de Negócios do Projeto
O PBS é um componente central do Adeaca Project Business Automation (PBA). Na verdade, o PBS só é possível com o PBA. O PBA trata da integração de todos os principais processos de negócios do projeto em um sistema para fornecer visibilidade em tempo real e mais controle sobre todos os projetos e o negócio como um todo. O PBS é apenas um exemplo dos recursos avançados que o PBA traz para o negócio de projetos.