O gerenciamento de projetos é o conjunto de metodologias para planejar e direcionar as tarefas e recursos de um projeto. Um projeto compreende um conjunto específico de operações destinadas a atingir um objetivo específico, mensurável, alcançável, relevante e temporário ( SMART ) . Os objetivos do gerenciamento de projetos são:
- Gerenciar o início e a evolução de um projeto;
- Monitorar e responder a questões que surgem durante um projeto;
- Facilitar a conclusão e aprovação do projeto.
Os projetos são independentes da atividade empresarial diária. Para estabelecer os objetivos específicos do projeto é necessário organizar uma série de reuniões. Os objetivos desses projetos podem ser expressos em: resultados (como a criação de uma nova sede); consequências (como a realocação de funcionários para um novo local); benefícios (redução dos custos das instalações) ou objetivos estratégicos (como dobrar o desempenho corporativo em três anos).
Ao desenvolver um projeto existem 3 variáveis a ter em conta: tempo, custo e âmbito. Essas três variáveis fazem parte de todos os projetos e servem para garantir a qualidade do projeto. Essas variáveis juntas formam o Triângulo da Qualidade (também conhecido como Triângulo de Ferro ).
A variável de escopo especifica todos os requisitos, etapas e tarefas do desenvolvimento do projeto. Por outro lado, o tempo é uma variável peculiar, não é algo que possa ser controlado como no caso dos processos. Portanto, é um verdadeiro desafio usar o tempo de forma eficiente, mantendo o projeto dentro do cronograma e atingindo os objetivos desejados. E a última variável, o custo está focado no orçamento estabelecido no início do projeto. As três variáveis estão interligadas e altamente dependentes umas das outras . Quanto maior o escopo do projeto, mais tempo levará e maior será o custo.
Existe um padrão ISO para gerenciamento de projetos?
A norma ISO que estabelece padrões para a direção e gestão de projetos é a norma ISO 21500 . O principal objetivo deste regulamento é orientar as organizações em sua gestão. Descreve os diferentes conceitos e processos dentro de uma empresa para estabilizar e sistematizar as tarefas, bem como a homogeneização das atividades. Ou seja, afirma que o resultado de um processo é o mesmo independente de quem o executa. A estrutura da norma ISO 21500 continua com as diretrizes do PMBOK, um dos certificados do Project Management Institute (PMI) ou instituto de gerenciamento de projetos.
“As operações mantêm as luzes acesas, a estratégia fornece uma luz no fim do túnel, mas o gerenciamento de projetos é o motor do trem que leva a organização adiante.” – Joy Gumz, especialista em TIC trabalhando para ISAO Standards Organization e NASA Appel.
As 5 fases do gerenciamento de projetos
O PMI é uma organização que oferece treinamento em gerenciamento de projetos. Para credenciar o conhecimento em gerenciamento de projetos, esta organização possui oito tipos de certificados. O PMI divide os projetos em 5 fases:
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1. Análise de viabilidade do projeto (estudo de viabilidade)
É a primeira fase de um projeto e se baseia em analisar se ele vai adiante . Essa etapa é feita porque, muitas vezes, o benefício que a empresa obteria com a implantação do projeto é maior que o investimento. Para investigar as possibilidades do projeto, fatores como tempo, recursos e custo devem ser levados em consideração. O estudo de viabilidade do projeto deve incluir:
- Criação do log de acompanhamento do projeto em um software empresarial;
- Análise prévia do âmbito do projeto (considera-se qual o âmbito que o projeto deve ter, que metodologia vai ser realizada, que departamentos devem ser envolvidos, etc.);
- Análise dos riscos de execução do projeto ;
- Análise do benefício e custo esperados , da viabilidade dos prazos acordados e da qualidade que se busca.
Se o saldo da análise de viabilidade for positivo, você pode passar para a segunda fase.
2. Planejamento detalhado do trabalho a ser realizado
O objetivo desta fase é detalhar todas as tarefas a serem realizadas e os recursos necessários . Se não for claramente definido, isso pode ter um impacto (muito) negativo na empresa. Para estabelecer essas tarefas e recursos com a maior precisão, você deve:
- Revisar a análise do escopo do projeto;
- Estimar esforços, custos e recursos;
- Definir o plano do projeto.
Se o projeto for adiante, todas essas informações devem estar escritas nos termos do contrato.
Nesta fase, as empresas expõem todo o seu know-how . Know how é o conjunto de técnicas, formas de gerenciar recursos e gerenciar processos. Alguns softwares de gerenciamento de projetos permitem que você crie relatórios automaticamente. Os problemas geralmente surgem nesta fase. As ações realizadas nesta etapa são:
- Estabelecer o ambiente de trabalho (grupos e fluxos de trabalho );
- Atribuir tarefas agendadas aos recursos disponíveis;
- Executar tarefas planejadas;
- Gerenciar solicitações de mudança.
4. Acompanhamento e controle do trabalho
Esta fase, juntamente com a anterior, é uma das mais importantes para o projeto. Nesta etapa, verifica-se se todo o planejamento está sendo cumprido e se todas as expectativas de qualidade estão sendo superadas . Desta forma, você pode responder de forma rápida e eficiente aos problemas que surgirem. Com um módulo de gerenciamento de projetos, você pode acompanhar os processos, incluindo andamento, prazos e custos. Nesta fase, são realizados essencialmente quatro tipos de atividades:
- Rastreamento de tarefas planejadas e marcos;
- Gestão de entregáveis (incluindo controle de qualidade);
- Gestão de incidentes que surgiram e que podem surgir durante o processo (por exemplo, que um fluxo de trabalho não está bem relacionado ou conectado);
- Geração de relatórios de acompanhamento (relatórios para diretores ou gerentes de projeto informando se o projeto está indo conforme o planejado).
Esta última fase consiste em avaliar e verificar se tudo está como deveria antes de fechar o projeto. A análise de falhas do projeto permitirá decisões mais realistas e seguras no futuro. Para realizar esta avaliação, costuma-se utilizar um checklist (ou lista de controle em espanhol). As tarefas desta etapa são:
- Encerramento formal do projeto por todos os envolvidos (stakeholders);
- Realização do backup ( backup copy ) do projeto;
- Análise dos resultados em relação às estimativas iniciais;
- Atualizando a base de conhecimento com tudo o que foi aprendido.
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Quais são as metodologias mais utilizadas na gestão de projetos?
Dentro de todas as diferentes metodologias que existem para realizar um projeto, podem ser estabelecidas seis categorias diferentes. Essas categorias são: a metodologia sequencial tradicional, PMI/PMBOK; Ágil; mudar a gestão; baseado em processos; e, outras metodologias.
A metodologia sequencial tradicional
As metodologias tradicionais são baseadas em estágios sequenciais em que uma fase deve ser concluída antes de passar para a próxima. Isso dá origem a documentos que permitem verificar o correto desenvolvimento e conclusão de cada fase. Este tipo de desenvolvimento tem a vantagem de permitir o controle de cada fase por todos os gestores e seus superiores. No entanto, isso faz com que os projetos fiquem muito ‘estáticos’, ou seja, se você precisar mudar alguma coisa dentro do projeto, terá que voltar ao início, e recomeçar quase do zero. As metodologias mais conhecidas dentro desta categoria são Waterfall , Critical Path Method ( CPM ) e Critical Chain Project Management ( CCPM )).
PMI/PMBOK
Esta categoria é composta pela metodologia estabelecida pelo Project Management Institute . Isso segue as cinco fases do gerenciamento de projetos descritas no Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos ( PMBOK ). No entanto, existem muitos gerentes de projeto que negam que isso seja uma metodologia, mas uma série de diretrizes e convenções para gerenciar projetos.
ágil
A categoria Agile recebe esse nome por ser composta pela metodologia de mesmo nome, e dela surgiram outras metodologias: Scrum , Kanban, Extreme Programming (XP) e Adaptive Project Framework (APF). No Manifesto Ágil alguns elementos são valorizados acima de outros:
- Trabalhadores e interações sobre processos e ferramentas;
- Um software funcional em uma documentação geral;
- Uma colaboração com o cliente na negociação de um contrato;
- A capacidade de responder sobre a capacidade de seguir um plano estabelecido.
Mudar a gestão
Existem metodologias que tratam do gerenciamento de projetos, mas com foco na gestão de mudanças, principalmente no planejamento de riscos e no controle da mudança quando ela ocorre. Os métodos mais conhecidos são: Event Chain Methodology , cuja ideia subjacente é que existem riscos potenciais que muitas vezes estão fora do escopo do projeto; e Extreme Project Management , sendo o oposto de Waterfall, pois oferece uma maneira de gerenciar grandes mudanças e avançar para a conclusão do projeto.
Metodologias Baseadas em Processos
Nesta categoria, as metodologias são direcionadas para as áreas de gestão de processos de negócios ( Business Process Management , BPM), onde cada método aborda o trabalho como um conjunto de processos. As metodologias dentro desta categoria são: Manufatura Enxuta (focada na simplificação e redução de desperdícios); Seis Sigma (também conhecido como Seis Sigma , baseia-se em estatísticas para melhorar a qualidade de um processo, medindo os defeitos ou erros presentes e reduzindo-o até que fique o mais próximo possível de zero); Lean Six Sigma (combina a abordagem minimalista do Lean – “sem desperdício” e a melhoria da qualidade do Six Sigma”Zero defeitos”); e Process-Based Project Management ou gerenciamento de projetos baseado em processos (alinha todos os objetivos do projeto com a missão e os valores corporativos de uma empresa).
Outras metodologias
Nesta categoria estão aquelas metodologias que, embora importantes, não se enquadram nas categorias anteriores. Essas metodologias são: PRINCE2 e PRISM. A primeira, PRINCE2 ( Projetos em Ambientes Controlados ou Proyectos en Ambientes Controlados, em espanhol) gerencia projetos e se caracteriza por uma abordagem de planejamento baseada em produtos. A metodologia PRISM ( Proyectos Integración de Métodos Sustentáveis ou Proyectos Integración de métodos sostenibles em espanhol) visa gerir a mudança incorporando a sustentabilidade ambiental em seus processos.
Quais sistemas de gerenciamento de projetos existem no mercado?
Hoje você pode encontrar sistemas de gerenciamento de projetos dentro de um ERP e sistemas de gerenciamento de projetos autônomos . Se uma empresa não possui projetos muito complexos e deseja ter automaticamente dados de outros módulos no gerenciador de projetos, ela irá optar por um sistema ERP com gerenciamento de projetos . No entanto, eles geralmente exigem alguma personalização para se adequar à maneira de trabalhar da empresa. Dentro do Guia ERP estão as diferentes maneiras pelas quais um projeto e seu progresso podem ser registrados em um sistema ERP.
Por outro lado, se uma empresa realiza projetos complexos, o módulo de gerenciamento de projetos do ERP pode não ser suficiente. Nesse caso, você precisará de um sistema especializado. Esses sistemas não exigem (tanto) personalização, mas tendem a custar mais dinheiro e não se integram facilmente ao ERP para obter dados.
Além de o gerente de projeto ser independente ou dentro do ERP, há outros fatores a serem observados. Por exemplo, existem sistemas que são desenvolvidos para seguir determinados tipos de metodologias de projeto (como Kanban, Scrum, Agile, Lean, …). Portanto, a empresa que deseja contratar esse tipo de sistema deve verificar se o software escolhido também segue sua metodologia de trabalho. Caso contrário, a empresa não poderia trabalhar de forma ágil e/ou teria que fazer muitas customizações no software, aumentando assim seu custo .
Os sistemas de gerenciamento de projetos geralmente incluem as seguintes funcionalidades:
- Planejamento e cronograma do projeto
- Gestão de recursos
- Colaboração em equipe
- Acompanhamento do projeto (cronograma)
- Gerenciamento de orçamento do projeto
- gerenciamento de cotações
- Relatórios e KPIs
Custos de um sistema de gerenciamento de projetos
O custo de um sistema de gestão de projetos depende de vários fatores: se é um sistema especializado ou um módulo dentro do ERP, licenças , hospedagem ( cloud ou local ), número de funcionalidades, entre outros.
Existem soluções online gratuitas, mas estas oferecem apenas a possibilidade de criar tarefas e atribuir quem as deve fazer e quando. No entanto, eles não permitem que você tenha uma visão geral de como o projeto está indo.
Existem alguns sistemas de gerenciamento de projetos a preços muito baratos. Por exemplo, um dos softwares de gerenciamento de projetos mais conhecidos é o Jira. Este sistema possui vários planos: um gratuito com opções muito limitadas; um padrão por $ 7,5 (cerca de € 7,14) por usuário por mês; Premium, que inclui mais funcionalidades e custa $14,50 (cerca de €13,80) por utilizador por mês; e o Enterprise, que é o que oferece mais possibilidades, mas cujo preço é indicado após a conversa com os comerciais.
Este não é o único sistema, existem muitos outros como o Trello que variam de € 0 a € 17,50 por usuário. Kanbanize para empresas com a metodologia Kanban, cujo número mínimo de usuários é de 15 e começa em $ 169 (cerca de € 168) para 15 usuários por mês. Ou ainda o Asana, que vai de € 0 a € 24,99 por usuário por mês.